Oltre la produzione: la Lean all’interno degli uffici

La maggior parte dei cultori del Lean Thinking concentrano la loro attenzione sulla produzione. Alcuni, non moltissimi, dedicano attenzione anche allo Sviluppo Prodotti. Quasi nessuno si preoccupa del lavoro di ufficio.

Eppure chi ha esperienza di aziende sa benissimo quanto spesso questo tipo di lavoro sia farraginoso e disordinato e perciò fonte di inefficienze, costi e sprechi.

Quando parliamo di lavoro di ufficio ci riferiamo a tutti i processi che comportano scambi di documenti e informazioni tra i vari comparti aziendali e tra questi e i clienti.

Tipicamente essi includono:

  • il ciclo attivo (gestione ordini clienti, spedizione, fatturazione, gestione crediti)
  • il ciclo passivo (gestione ordini fornitori, ricevimenti, controllo fatture passive, pagamenti a fornitori)
  • il ciclo contabile (gestione contabilità, adempimenti fiscali, gestione finanziaria, bilanci annuali e infra annuali)
  • il ciclo logistico (movimenti di magazzino, programmazione della produzione, rilevazione dati in produzione)
  • il controllo di gestione (contabilità industriale, budgeting e reporting)

 

I Sette Sprechi negli Uffici

Anche nel lavoro di ufficio si verificano spesso i classici sprechi combattuti dalla Lean. Proviamo a sintetizzarli.

Processi inutili: passaggi, controlli e firme inutili, elaborazioni inutili e ridondanti, stampe evitabili.

Difetti: documenti sbagliati, informazioni incomplete.

Sovrapproduzione: eccesso di dettagli, copie in eccesso, email superflue.

Attese: code di attività, strumenti non funzionanti o lenti, ritardi nel dare risposte.

Scorte: accumulo spesso disordinato di documenti da trattare o archiviare, accumulo email da evadere.

Trasporti e Movimentazioni inutili: spostamenti inutili ed evitabili di persone o documenti dovuti a layout non razionali.

Scarsa sensibilità ambientale: spreco di carta, sistemi di illuminazione e riscaldamento non temporizzati, apparecchiature sempre accese, raccolta rifiuti non differenziata.

Gli strumenti del Lean Office

L’eliminazione degli sprechi di cui sopra avviene attraverso progetti basati sull’applicazione di alcune consolidate metodologie.

  • Value Stream Mapping: è lo strumento principe per semplificare qualsiasi tipo di processo di ufficio/amministrativo. Consiste nell’analisi, svolta in collaborazione con tutte le persone interessate, della situazione attuale (current state), nell’evidenziazione dei problemi e delle criticità e nella definizione di possibili miglioramenti (future state).
  • Misura delle prestazioni: così come si misurano le prestazioni logistico produttive è fondamentale misurare anche le prestazioni legate alla qualità, ai tempi e ai costi delle attività di ufficio. Quasi nessuno lo fa, ma chi lo fa ottiene significativi risultati.
  • Training e Cross Training: il cross training delle risorse è fondamentale per evitare attese e inefficienze dovute a scarsa formazione o all’assenza di qualche risorsa.
  • Mini TPM: per evitare malfunzionamenti o guasti alle apparecchiature di ufficio può essere utile applicare un sistema TPM semplificato.
  • Mini 5S: in caso di uffici disordinati e poco funzionali anche la tecnica produttiva delle 5S può rappresentare un valido supporto per migliorare l’ordine e l’efficienza.

Benefici ottenibili

L’applicazione degli strumenti di cui sopra consente una serie di risultati significativi:

  • Identificazione ed eliminazione di attività non a valore aggiunto
  • Determinazione e miglioramento di attività non efficienti
  • Razionalizzazione del layout degli uffici
  • Migliore utilizzo del software gestionale di supporto
  • Identificazione e miglioramento di eventuali inadeguatezze delle competenze
  • Definizione di piani formativi delle risorse d’ufficio
  • Migliore qualità del servizio tra enti aziendali e tra questi e i clienti

 

Un’azienda non deve essere snella solo in produzione. Che senso ha avere una produzione tirata a lucido e una serie di uffici disordinati, inefficienti e “spreconi”?

L’azienda che vuole essere e rimanere competitiva deve essere snella ovunque e sotto ogni aspetto!

Nel prossimo articolo dedicheremo un focus speciale al tema del Controllo di Gestione, o meglio del “Lean Accounting” intendendo con questo termine il controllo di gestione, semplice ed efficace, applicabile nelle aziende snelle.