Lean Accounting: semplificare processi amministrativi e di controllo di gestione

Nonostante il nome questo nuovo modello di controllo di gestione non viene dal Sol Levante, ma dagli Stati Uniti. Una quindicina di anni fa qualcuno negli States si è posto due domande:

  • I tradizionali sistemi di controllo di gestione basati sulla determinazione dei costi standard e la verifica periodica delle varianze tra standard e consuntivi sono in grado di valutare i risultati di una trasformazione Lean?
  • Questi sistemi tradizionali sono snelli o sono molto complessi e tali da poter essere assimilati a quelli che nella logica Lean si definiscono “monumenti”?

Dopo un’analisi molto ben argomentata si è giunti alla conclusione che i sistemi a costi standard e varianze sono molto complicati da gestire e possono addirittura portare a decisioni contrarie alle logiche Lean.

Occorreva dunque pensare a un nuovo modello di controllo di gestione adatto ad aziende Lean. Tale modello fu chiamato “Lean Accounting e nel seguito cercheremo di descriverne gli aspetti fondamentali.

Il controllo prestazionale

La trasformazione Lean comporta un miglioramento nelle prestazioni: miglior servizio al cliente, minori scorte, migliore efficienza, riduzione dei Lead time, aumento della capacità produttiva ecc. Un obiettivo fondamentale del controllo di gestione deve essere perciò quello di misurare nel tempo l’andamento di queste prestazioni per poter verificare se l’azienda sta o no perseguendo i propri obiettivi prestazionali.

Il controllo economico

Uno dei pilastri della trasformazione Lean è la creazione di “Value Stream” ossia di flussi di valore relativi a famiglie sostanzialmente omogenee di prodotti. La logica del costo standard di singolo prodotto va quindi abbandonata perché eccessivamente complessa e fuorviante e sostituita da un Value Stream Costing.  Al Value Stream si attribuiscono tutti i costi e i ricavi effettivi di sua pertinenza.

Il Box Score

Per ogni Value Stream si produce periodicamente una sintesi inclusiva sia degli indicatori di performance che del conto economico di Value Stream.  Tale sintesi viene denominata Box Score, termine mutuato dal Baseball americano. Ovviamente gli indicatori possono essere diversi e specifici per ogni Value Stream. Ragionando per Value Stream e operando su costi e ricavi effettivi senza complicati calcoli di varianze la produzione del Box Score risulta molto più semplice e tempestiva. Alcune aziende arrivano a produrlo settimanalmente. Per arrivare al conto economico di azienda occorre aggiungere ai risultati economici dei Value Stream i costi delle strutture aziendali (es. l’Amministrazione) che non sono direttamente imputabili ai Value Stream.

Ecco un esempio di Box Score:

Lean Accounting semplificare processi amministrativi e di controllo di gestione

 

Figura 1: Esempio di Box Score. Si noti che, tra i dati forniti, vi sono anche informazioni relative alla capacità produttiva. La ragione è evidente: la trasformazione Lean riduce la capacità improduttiva, aumenta la capacità produttiva e conseguentemente genera capacità disponibile che può essere utilizzata per incrementare le vendite.

Alcune decisioni di impresa

Una delle critiche più serrate al sistema basato sui costi standard di prodotto è che la sua applicazione può portare a prendere decisioni sbagliate. Gli esempi più clamorosi riguardano i limiti del costo standard per prendere decisioni quali:

  • accettazione o meno di un ordine
  • produzione all’interno o all’esterno

Per quanto riguarda poi la determinazione dei prezzi di vendita, basarla sui costi standard può portare a proporre prezzi fuori mercato. La logica corretta è esattamente il contrario di quella tradizionale: occorre riconoscere che i prezzi li fa il mercato e che l’obiettivo dell’azienda è quello di definire e raggiungere dei target di costo che consentano, dati i prezzi di mercato, di assicurare il livello voluto di redditività.

Modalità di approccio al Lean Accounting

Occorre attendere che la trasformazione Lean sia completa per poter applicare il Lean Accounting? La risposta è no. In concreto lo si applica man mano che la trasformazione si attua sulla base del seguente metodo:

  • Formazione sul Lean Accounting fin dall’avvio della trasformazione Lean o appena possibile
  • Applicazione del Lean Accounting ad un Value Stream pilota
  • Verifica dei risultati ottenuti nel pilota e messa a punto del sistema
  • Estensione ad altri Value Stream man mano che vengono avviati

Benefici ottenibili

L’applicazione del Lean Accounting comporta una serie di risultati significativi:

  • Possibilità di misurare i risultati della trasformazione Lean
  • Drastica semplificazione del sistema di controllo della gestione
  • Maggiore comprensibilità dell’andamento aziendale
  • Possibilità di prendere decisioni più corrette

Un’azienda snella deve avere un sistema di controllo di gestione snello ed efficace e il Lean Accounting è un metodo che consente di andare in questa direzione.