Gli accordi di riservatezza: contenuti necessari, clausole eventuali e accorgimenti pratici

Se in linea generale è opportuno che ogni contratto venga redatto in maniera chiara, precisa, completa e mediante l’adozione di una terminologia uniforme, al fine di evitare fraintendimenti e scongiurare problematiche di interpretazione e applicazione dell’accordo, queste esigenze sono ancora più sentite per gli accordi di riservatezza, poiché hanno ad oggetto realtà immateriali (know-how, conoscenze, informazioni riservate, ecc.), di tangibilità spesso non immediata.

Posta la pacifica opportunità che gli accordi di riservatezza vengano conclusi in forma scritta – adempimento indispensabile per provare l’esistenza stessa dell’accordo –, va evidenziato che, da un lato, vi sono contenuti minimi che devono necessariamente essere previsti e, dall’altro lato, contenuti solamente facoltativi ed eventuali, ma in ogni caso molto utili per rafforzare il vincolo instaurato tra le parti. Di entrambi i contenuti (necessari ed eventuali) vediamo quelli più importanti e che nella prassi talvolta vengono del tutto trascurati o, in ogni caso, erroneamente indicati con formule vaghe e generiche.

CONTENUTI NECESSARI

Premesse: è importante cristallizzare in maniera circostanziata la ragione e la finalità per cui le informazioni riservate vengono trasmesse da una parte all’altra (o reciprocamente). Ugualmente, è opportuno specificare se le parti intendono o meno vincolarsi ad ulteriori e differenti accordi sin da subito, o comunque regolare alcune eventualità (si pensi, ad esempio, al caso in cui tramite lo studio delle informazioni riservate si addivenga a risultati che possono costituire oggetto di brevetto) ovvero, al contrario, se tale decisione sia rimessa ad una successiva scelta discrezionale delle parti stesse, eventualmente oggetto di una distinta scrittura privata.

Individuazione delle informazioni riservate: spesso negli accordi di riservatezza le informazioni riservate sono definite in maniera generica, ad esempio prevedendo che ogni informazioni scambiata tra le parti dovrà considerarsi strettamente riservata, senza ulteriori specificazioni. Questo modo di procedere non è corretto, perché crea incertezza intorno a ciò che le parti vogliono realmente proteggere, anche in considerazione del fatto che, di regola, non tutte le informazioni che vengono scambiate sono in regime di segreto. Per una corretta individuazione delle conoscenze che si ha interesse a mantenere segrete, vi sono alcune possibilità: a) in primo luogo è possibile, seppure gravoso, elencarle in maniera analitica e dettagliata; b) in secondo luogo, specialmente se lo scambio di informazioni si esaurisce all’atto della sottoscrizione dell’accordo di riservatezza, è possibile rimandarne l’esatta individuazione agli allegati tecnici dell’accordo stesso; c) una terza alternativa è quella di prevedere che le informazioni confidenziali vengano individuate, sia in fase iniziale che nel corso del rapporto, mediante apposite diciture apposte materialmente sui documenti, sul materiale di supporto ovvero nella comunicazione di trasmissione degli stessi; d) un’ultima opzione è quella di prevedere categorie di conoscenze che costituiscono informazioni riservate, con il rischio tuttavia di ricadere in previsioni generiche.

Impegni assunti dalle parti: anzitutto, va fatto espresso divieto alla parte che riceve le informazioni riservate di divulgarle, nonché di utilizzarle per scopi diversi da quelli descritti nelle premesse. Nondimeno, va previsto il dovere di restituzione o distruzione delle informazioni segrete ricevute una volta terminato l’accordo di riservatezza per la naturale scadenza del termine pattuito, così come a seguito della richiesta della parte titolare delle conoscenze, nonché per le ulteriori ipotesi in cui l’operazione principale non abbia più alcuna utilità pratica. Infine, allo scopo di evitare che gli obblighi di riservatezza vengano raggirati, è conveniente responsabilizzare la parte che riceve le informazioni, obbligandola a garantire l’altra parte in ordine a qualsiasi violazione dell’accordo di riservatezza posta in essere da propri dipendenti, collaboratori, società collegate, affiliate o controllate.

CONTENUTI EVENTUALI

Clausola penale: la previsione di una clausola penale, oltre a un indubbio deterrente, rappresenta una semplificazione per la parte che trasmette le conoscenze riservate in caso di violazione dell’accordo di riservatezza. Infatti, attraverso tale clausola le parti concordano preventivamente l’importo del danno che dovrà essere pagato dalla parte inadempiente, senza che sia necessario fornire la prova di avere subito effettivamente un danno di misura corrispondente. Le parti sono poi libere di prevedere espressamente che il titolare delle informazioni riservate possa pretendere, oltre all’ammontare della clausola penale, anche il risarcimento dell’eventuale maggior danno subito, a condizione tuttavia che dia prova del danno ulteriore.

Misure di protezione: si rivela utile prevedere in maniera specifica le misure di protezione delle informazioni confidenziali che dovrà adottare le parte che la ha ricevute. In questo modo, nel caso di perdita o divulgazione anche accidentale o non colposa delle conoscenze, la parte potrà essere responsabilizzata per il solo fatto di non aver adempiuto all’adozione delle misure di sicurezza concordate.

Legge applicabile e foro competente: in ragione della natura spesso transnazionale delle parti che sottoscrivono un accordo di riservatezza, è bene stabilire quale sarà la legge nazionale che regola il contratto, così come individuare a priori il tribunale territorialmente competente a giudicare circa la validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione dell’accordo stesso.

Gli accordi di riservatezza: contenuti necessari, clausole eventuali e accorgimenti pratici